Việc quản lý cửa hàng là một thách thức nhưng việc củng cố những nền tảng này có thể giúp hợp lý hóa các công việc và tránh tình trạng kiệt sức.
Cho dù bạn là người quản lý tiệm dày dạn kinh nghiệm hay chỉ mới bắt đầu, việc quay lại các nền tảng cơ bản của việc quản lý tiệm là rất hữu ích. Những cân nhắc chủ động có thể giúp bạn tránh bị kiệt sức và giữ cho tiệm của bạn hoạt động tốt nhất.
Hãy cùng khám phá thêm về cách quản lý tiệm và cách bạn có thể tránh kiệt sức khi làm tất cả những việc đó với tư cách là người quản lý tiệm.
Quản lý Spa là gì?
Quản lý thẩm mỹ viện là quá trình quản lý công việc hành chính trong hoạt động của thẩm mỹ viện. Người quản lý tiệm có thể là chủ tiệm, một chuyên gia quản lý tận tâm hoặc một nhà tạo mẫu tóc phụ trách công việc quản lý. Quy trình quản lý tiệm có ở các tiệm tóc, thẩm mỹ viện, tiệm nail. Tuy nhiên, các nguyên tắc, công cụ và phương pháp hay nhất của họ cũng áp dụng cho các hoạt động kinh doanh sức khỏe và sắc đẹp khác — như spa, dịch vụ chăm sóc chó, spa y tế, tiệm cắt tóc và tiệm xăm.
7 nền tảng của quản lý Spa
1: Nhân viên – tìm kiếm và hỗ trợ đội ngũ thẩm mỹ viện hoàn hảo
Nhóm của bạn có thể tạo nên hoặc phá vỡ tiệm của bạn — quyết định chất lượng dịch vụ, trải nghiệm của khách hàng và cảm nhận chung về tiệm của bạn. Vậy làm thế nào để tìm được nhà tạo mẫu tóc phù hợp cho tiệm làm tóc? Đảm bảo bạn tin tưởng các nhân viên mới sẽ duy trì thương hiệu của bạn, mang lại công việc chất lượng cao và tạo ra trải nghiệm khách hàng theo tiêu chuẩn của bạn.
- Tìm nhân viên: Bạn có thể tìm nhân tài mới trên LinkedIn, Indeed hoặc bằng cách tiếp cận trên các kênh xã hội của mình.
- Đảm bảo họ phù hợp: Nói chuyện với nhân viên mới trong quá trình phỏng vấn để đánh giá mức độ họ sẽ hòa hợp với nhóm của bạn. Ngoài ra, hãy xem xét việc thử nghiệm các nhân viên tiềm năng. Sau cuộc phỏng vấn đầu tiên, hãy quan sát họ trong các cuộc hẹn để xem cách họ tương tác với khách hàng và hoàn thiện dịch vụ.
- Đào tạo, huấn luyện: Rất có thể ngay cả một nhân viên mới có kinh nghiệm cũng sẽ bước vào tiệm và biết mọi thứ về yêu cầu của tiệm bạn. Các tài liệu và quy trình đào tạo phù hợp có thể đảm bảo sự thành công của họ và sự thành công liên tục của tiệm bạn.
- Giữ nhân viên gắn kết: Để tiệm của bạn phát triển và thịnh vượng, nhân viên của bạn cũng cần phải làm như vậy. Làm thế nào để bạn động viên và kích thích nhân viên của bạn? Bạn có thể khuyến khích họ học các kỹ năng mới hoặc phát triển trong lĩnh vực thẩm mỹ viện mà họ quan tâm không?
Một khi bạn đã có được những nhân viên chất lượng cao, điều cần thiết là phải giữ họ ở lại. Luôn theo dõi mức giá của đối thủ cạnh tranh cũng như nhu cầu cá nhân của nhân viên của bạn. Để giữ cho họ luôn được đặt kín, các tính năng quản lý nhân viên sẽ cho phép bạn tạo tài khoản cá nhân cho từng nhân viên để xem và kiểm soát lịch trình của riêng họ. Ngoài khoản thù lao tài chính, bạn có thể cân nhắc việc kiểm tra các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của nhân viên để hiểu cách thẩm mỹ viện của bạn có thể hỗ trợ tầm nhìn dài hạn của họ.
2: Tài chính và lập ngân sách – khiến tiền làm việc cho bạn
Lập ngân sách cho tiệm tóc
Việc lập ngân sách cẩn thận có thể giúp tiệm của bạn tận dụng tối đa từng đồng đô la. Bạn sẽ muốn theo dõi chi phí kinh doanh của mình, bao gồm:
- Tiền lương: Bạn trả bao nhiêu cho nhân viên.
- Tiền thuê hoặc thế chấp: Chi phí hàng tháng cho không gian của bạn.
- Hóa đơn và các chi phí khác: Nước, năng lượng, Wi-Fi, bảo hiểm, phần mềm và các khoản phí hàng tháng khác.
Khi tất cả các chi phí được cộng vào lợi nhuận của bạn, bạn có thể cân nhắc việc kiểm tra tài chính của mình. Bạn có hài lòng và thoải mái với tình hình tài chính của doanh nghiệp mình không? Nếu không, có lẽ đã đến lúc tăng giá dịch vụ của bạn. Bấm vào đây để xem hướng dẫn của chúng tôi về việc tăng giá dịch vụ spa.
Chấp nhận thanh toán cho tiệm làm tóc
Khi nói đến việc chấp nhận thanh toán của khách hàng, người quản lý thẩm mỹ viện cần cân nhắc một số điều.
Bạn có chấp nhận các tùy chọn thanh toán ưa thích nhất không? Ngành thanh toán dường như thay đổi hàng ngày, liên tục giới thiệu các dịch vụ mới – gần đây nhất bao gồm các ví điện tử như Apple Pay và Google Pay, Momo, quét mã QR
Quản lý tiền lương và thuế
Trả lương cho nhân viên phải là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp bạn. Vì vậy, làm thế nào để bạn theo dõi số tiền nhân viên của bạn nên kiếm và phân bổ tiền lương? Một hệ thống phần mềm thẩm mỹ viện có tính năng tính lương có thể giúp ích.
Tiền lương cũng là một trong những chi phí thuế quan trọng nhất mà bạn phải báo cáo. Việc theo dõi dữ liệu này có thể giúp ích cho bạn vào cuối năm. Bạn có thể mở khóa trải nghiệm liền mạch bằng cách sử dụng báo cáo từ hệ thống quản lý thẩm mỹ viện của mình.
3: Tư duy – suy nghĩ như một nhà lãnh đạo
Quản lý tiệm làm tóc liên quan đến việc sử dụng tư duy sáng tạo của bạn để giải quyết các vấn đề và thúc đẩy sự phát triển trong tiệm. Những nhiệm vụ cấp cao này có thể khó khăn khi tư duy nghi ngờ cản trở bạn.
Các chuyên gia trong tiệm làm tóc phải phát huy điểm mạnh và sự tự tin của mình để phát triển trong vai trò quản lý. Sẽ rất hữu ích nếu bạn kiểm tra sức khỏe tinh thần và mức độ căng thẳng mà bạn đang gánh chịu. Những thành kiến, suy nghĩ tiêu cực hoặc thói quen xấu nào bạn có thể cố gắng từ bỏ? Thay vào đó, hãy nắm lấy cơ hội học hỏi và trưởng thành từ những sai lầm để đạt được tư duy lãnh đạo lý tưởng của mình.
4: Hệ thống — luôn có sẵn các công cụ quản lý Spa phù hợp với bạn
Làm thế nào để các nhà quản lý spa làm tất cả những điều đó? Nhiều người trong số họ có phần mềm quản lý spa để hỗ trợ họ trong quá trình thực hiện. Một số quy trình hợp lý và tính năng tự động hóa có thể giúp giảm tải chi phí chung của bạn, bao gồm:
- Đặt lịch và đặt lịch trực tuyến: Đặt lịch trực tuyến cho phép khách hàng thực hiện công việc đảm bảo các cuộc hẹn. Hệ thống này phải được tùy chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp, dịch vụ và tài nguyên của bạn. Phần mềm spa của bạn cũng phải hỗ trợ các chính sách của bạn, như yêu cầu đặt cọc, phí hủy, v.v.
- Tự thanh toán: Bạn có thể tiết kiệm tiền khi hỗ trợ lễ tân với tính năng tự thanh toán của khách hàng , tính năng này cho phép khách hàng thanh toán trực tiếp từ thiết bị di động của họ khi kết thúc cuộc hẹn.
- Quản lý hàng tồn kho: Điều quan trọng là phải luôn dự trữ mọi thứ cần thiết cho tiệm làm tóc của bạn để phát triển — bao gồm các sản phẩm hỗ trợ và hàng tồn kho bán hàng. Hệ thống quản lý hàng tồn kho của tiệm có thể giúp bạn theo dõi thông tin này.
- Danh sách chờ thông minh: Danh sách chờ thông minh có thể giúp bạn kết hợp liền mạch thời gian mở cuộc hẹn với những khách hàng đang chờ cuộc hẹn.
- Thống kê: Thông kê chi tiết các dịch vụ đã làm, đã hủy, lợi nhuận thu về,….
- Danh sách Khách Hàng: Xem lại danh sách khách hàng, lên kịch bản chăm sóc dễ dàng
- Nạp thẻ: Tính năng cho khách hàng nạp thẻ vào tài khoản
- Hoa hồng: Set hoa hồng cho nhân viên
- Quản lý nhiều địa điểm: Quản lý nhiều địa điểm chi nhánh…
Nếu bạn cần một phần mềm quản lý Spa có thể tùy chình theo mong muốn của bạn hãy liên hệ với Xspa, Xspa sẽ giúp bạn
5: Thu hút khách hàng quay lại
Tiệm của bạn có cung cấp các xu hướng dịch vụ mới nhất không? Có bất kỳ lỗ hổng nào trong việc cung cấp dịch vụ của bạn không?
Điều cần thiết là bạn phải duy trì một menu dịch vụ – trực tuyến và tại cửa hàng. Bạn nên cập nhật menu dịch vụ của mình liên tục để phù hợp với xu hướng mới nhất, chứng chỉ nhà tạo mẫu mới và mức giá mới nhất của mình.
- Menu dịch vụ spa trực tuyến: Luôn cập nhật thực đơn trên trang web và trong hệ thống đặt chỗ của bạn. Đảm bảo bạn cung cấp mọi tiện ích bổ sung và nâng cấp có thể có sẵn để tăng giá vé trung bình một cách liền mạch.
- Menu dịch vụ tại cửa hàng: Giữ một menu dịch vụ hấp dẫn và chi tiết trong studio của bạn. Hãy nhớ rằng, dịch vụ của bạn có thể thay đổi theo thời gian. Bạn muốn có một định dạng linh hoạt để thích ứng và phát triển cùng với doanh nghiệp của mình.
Khi bạn nhận thấy bất kỳ dịch vụ phổ biến nào bị thiếu trong menu của mình, hãy ưu tiên đào tạo và cấp chứng chỉ cho nhóm của bạn. Quá trình này giúp dễ dàng tránh bị tụt hậu so với đối thủ địa phương.
6: Vận hành và quy trình
Từ bổ sung hàng tồn kho đến vệ sinh và mở/đóng cửa, có nhiều quy trình khác nhau mà người quản lý tiệm có thể giám sát vào một ngày nhất định. Hiệu suất và hiệu quả của các quy trình có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hàng ngày của bạn với tư cách là người quản lý thẩm mỹ viện. Tuy nhiên, bạn rất dễ “đặt và quên” những thói quen này – điều này có khả năng bỏ lỡ các cơ hội tinh giản và cải tiến có giá trị. Hãy cân nhắc việc tự hỏi bản thân một số câu hỏi mang tính vận hành, bao gồm:
- Những quy trình nào là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn? Chúng có được ưu tiên phù hợp trong quy trình làm việc của tiệm bạn không?
- Các nhân viên có biết chắc chắn rằng họ phải chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ hoặc công việc thường ngày nào không?
- Có nhiệm vụ nào có thể được tự động hóa hoặc cải tiến để giúp bạn tiết kiệm thời gian không?
- Làm thế nào bạn đảm bảo không có gì lọt qua kẽ hở?
- Các quy trình của bạn, như yêu cầu vệ sinh và đặt chỗ, có được truyền đạt rõ ràng tới nhân viên không?
7: Tiếp thị – giúp doanh nghiệp của bạn phát triển
Các nỗ lực khuyến mãi và tiếp thị có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Bạn có thể tìm thấy các phương pháp tiếp thị và đầu ra phù hợp với sở thích của doanh nghiệp mình. Dưới đây là một vài ý tưởng để giúp bạn bắt đầu:
- Các chương trình giới thiệu: Tiếp thị truyền miệng thông qua các chương trình giới thiệu spa có thể giúp thu hút khách hàng mới đồng thời khen thưởng các khách hàng hiện tại.
- Chiến dịch tiếp thị qua email: Bạn có thể chạy các chiến dịch và chương trình khuyến mãi qua email để khuyến khích khách hàng hiện tại và khách hàng trước đây đặt chỗ với doanh nghiệp của bạn.
- Các sự kiện và cơ hội cộng đồng: Cho dù bạn đang tài trợ cho một đội thể thao địa phương hay tham dự các sự kiện cộng đồng, những chương trình này là cách dễ dàng để kết nối với khách hàng tiềm năng trong khu vực của bạn ở mức độ sâu hơn.
- Google Doanh nghiệp của tôi (GMB): Đăng và cập nhật hồ sơ GMB của bạn có thể giúp bạn tiếp cận các khách hàng địa phương đang tìm kiếm dịch vụ của bạn.
- Phương tiện truyền thông xã hội: Instagram, TikTok và Facebook có thể là những cách dễ dàng để kết nối với khách hàng.
- Khuyến mãi: Gói dịch vụ, giảm giá thẻ quà tặng và các chương trình khuyến mãi khác có thể thúc đẩy doanh số bán hàng khi hoạt động kinh doanh chậm lại.
- Tư cách thành viên và gói: Bạn có thể thu hút khách hàng quay trở lại bằng tư cách thành viên và các gói thưởng cho lòng trung thành và kiếm được nhiều tiền hơn cho doanh nghiệp của bạn.
5 mẹo quản lý spa thành thạo
Việc kiểm tra thường xuyên từng nền tnagr này (dù là hàng tháng hay hàng quý) có thể giúp bạn duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Tuy nhiên, rõ ràng là tại sao rất nhiều người quản lý tiệm lại kiệt sức. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn phát triển trong vai trò của mình mà không bị kiệt sức.
Mẹo 1: Làm việc trong công việc kinh doanh, không chỉ trong công việc kinh doanh
Nếu bạn vẫn đang ngồi sau ghế quản lý tiệm của mình thì bạn có thể nhanh chóng kiệt sức. Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo bạn chỉ làm việc trên những dự án xứng đáng nhất với thời gian của bạn.
Mẹo 2: Đừng ngại ủy quyền
Việc ủy quyền có thể là một thách thức đối với người quản lý spa — vì bạn đã nắm vững những cách hiệu quả và hiệu quả nhất để hoàn thành mọi việc. Có thể bạn sẽ cảm thấy khó chịu khi thấy nhân viên thẩm mỹ viện tiếp cận chậm hơn. Tuy nhiên, lối suy nghĩ này có thể sẽ khiến bạn phải làm nhiều hơn những gì có thể đạt được. Điều quan trọng là phải ủy quyền khi có thể. Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ nhất và tiến dần lên. Khi bạn đào tạo nhân viên về các quy trình này, bạn có thể tìm thấy thành viên lãnh đạo tiệm tiếp theo của mình.
Mẹo 3: Nói lên mối quan tâm của bạn
Nếu bạn là người quản lý thẩm mỹ viện nhưng không đồng thời là chủ sở hữu, bạn sẽ cần phải lên tiếng khi khối lượng công việc ngày càng vượt quá khả năng của bạn. Bạn giải quyết những mối lo ngại này càng sớm thì chủ tiệm của bạn sẽ càng có nhiều thời gian để đưa ra giải pháp.
Mẹo 4: Tận dụng tối đa các công cụ của bạn
Hệ thống phần mềm của Salon liên tục tung ra những tính năng mới để bạn tận dụng. Hãy hỏi chuyên gia hỗ trợ khách hàng của bạn để xem liệu có cách nào hiệu quả hơn để bạn có thể giải quyết vấn đề hay không. Nếu hệ thống phần mềm quản lý tiệm của bạn không liên tục được cải tiến, hãy cân nhắc chuyển sang nền tảng mới .
Mẹo 5: Luôn kết nối trong cộng đồng của bạn
Điều quan trọng là duy trì một hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ trong cuộc sống của bạn. Hãy dựa vào bạn bè và gia đình của bạn, khi có thể, để được giúp đỡ trên đường đi. Bạn cũng có thể tiếp tục phát triển hệ thống hỗ trợ của mình thông qua các nhóm trực tuyến (chẳng hạn như các nhóm trên Facebook và Reddit) và các sự kiện dành cho chủ tiệm.
Xspa hỗ trợ chủ cửa hàng và quản lý tiệm như thế nào?
Xspa có các công cụ mà chủ cửa hàng và người quản lý tiệm cần có để hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ của họ. Nếu bạn đang nghĩ đến việc chuyển sang Xspa, chúng tôi khuyến khích bạn khởi chạy bản dùng thử miễn phí hoặc lên lịch dùng thử để bắt đầu ngay hôm nay! Hãy liên hệ với chúng tôi, chúng tôi sẽ giúp bạn
Chia sẻ: