Bạn có nhận ra rằng đã đến lúc phải nói lời tạm biệt với phần mềm spa hoặc thẩm mỹ viện hiện tại của mình và nâng cấp lên thứ gì đó hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của bạn không?
Bạn không cô đơn. Hiện nay có rất nhiều chủ doanh nghiệp đang nâng cấp phần mềm của họ. Nhưng việc thực hiện chuyển đổi này có thể giống như một nhiệm vụ khó khăn.
Để giúp việc này dễ quản lý hơn, hãy xem 8 bước chuyển đổi hệ thống phần mềm thẩm mỹ viện hoặc spa của bạn.
Bước 1: Tìm hiểu nhu cầu phần mềm của bạn
Bạn cần những công cụ gì để vận hành doanh nghiệp của mình? Hệ thống phần mềm spa hoặc thẩm mỹ viện hiện tại của bạn còn thiếu gì? Dưới đây là một số tính năng cần thiết và những điều bạn cần cân nhắc khi chọn một phần mềm mới:
- Tài khoản khách hàng: Phần mềm có bắt buộc khách hàng phải tạo tài khoản trước khi đặt dịch vụ với doanh nghiệp của bạn không? Theo nghiên cứu năm 2023 của Viện Baymard , đây là nguyên nhân phổ biến thứ hai dẫn đến việc từ bỏ thanh toán trực tuyến, làm nản lòng 25% khách hàng tiềm năng. Bạn có thể tránh rắc rối cho khách hàng của mình và kiếm được nhiều tiền hơn khi hợp tác với phần mềm lưu thông tin khách hàng và hỗ trợ lên lịch hẹn mà không buộc họ phải tạo tài khoản.
- Hỗ trợ khách hàng: Các cuộc trò chuyện và yêu cầu của bạn được trả lời bởi robot hay con người thực sự? Bạn có phải trả tiền để nói chuyện với bộ phận hỗ trợ khách hàng không? Những lá cờ đỏ này sẽ giúp hướng dẫn bạn tránh xa các hệ thống phần mềm kém hữu ích hơn.
- Đánh giá: Mọi công ty phần mềm đều cho rằng nó là “tốt nhất”. Thay vào đó, hãy lắng nghe tiếng nói của các doanh nghiệp khác trong ngành của bạn. Hãy cân nhắc việc đọc các bài đánh giá phần mềm trên nhiều nền tảng trước khi đưa ra quyết định.
- Đặt lịch hẹn trực tuyến nâng cao : Tìm một hệ thống giúp khách hàng đặt lịch hẹn nhanh chóng và dễ dàng. Các tính năng nâng cao như Tùy chỉnh dịch vụ, lập lịch nguồn lực, Đặt phòng nhanh™ và Phòng chờ ảo đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho bạn và khách hàng của bạn.
- Thanh toán: Các tính năng được sắp xếp hợp lý, như tự thanh toán của khách hàng , sẽ giúp tiết kiệm thời gian, rắc rối và chi phí chung cho doanh nghiệp của bạn.
- Chi phí: Bạn thường nhận được những gì bạn phải trả trong phần mềm quản lý spa và thẩm mỹ viện. So sánh chi phí liên tục với thời gian và tiền bạc mà một hệ thống được nâng cấp có thể cứu doanh nghiệp của bạn.
- Hoa hồng: Tính năng tính hoa hồng cho nhân viên không thể thiếu, vì tính hoa hồng trong ngành làm đẹp rất cần thiết để làm cho nhân viên của bạn cố gắng hết sức.
Bước 2: Dùng thử nền tảng mới với bản dùng thử miễn phí
Đừng ngại thử nghiệm một hệ thống mới. Các nền tảng đáng tin cậy sẽ cung cấp bản dùng thử miễn phí, không bắt buộc cho doanh nghiệp của bạn. Nếu hệ thống đặt chỗ tiềm năng của bạn không cho phép bạn xem nền tảng trước khi cam kết hoặc yêu cầu hợp đồng gia hạn — hãy tự hỏi: “Tại sao?” Có thể họ đang cố gắng trói buộc bạn vì một lý do nào đó. Tính minh bạch là rất quan trọng khi tìm một phần mềm thẩm mỹ viện mới — hãy bắt đầu dùng thử với một nền tảng không có gì phải che giấu.
Bước 3: Làm quen với phần mềm mới
Việc khám phá một hệ thống phần mềm mới có thể rất khó khăn. Điều cần thiết là bạn phải dành thời gian để làm quen với nền tảng này. Có một số bước bạn có thể thực hiện để tận dụng tối đa thời gian dùng thử miễn phí của mình:
- Trung tâm trợ giúp của phần mềm . Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bài viết trợ giúp và mẹo cần thiết để bắt đầu.
- Khám phá nền tảng của riêng bạn . Phần mềm trực quan sẽ bao gồm một số hướng dẫn trên màn hình và giao diện thân thiện với người dùng.
- Nhận bản demo miễn phí của phần mềm của bạn. Trong các buổi này, một chuyên gia sẽ hướng dẫn bạn về hệ thống và trả lời tất cả các câu hỏi của bạn.
- Lên lịch phiên làm quen miễn phí với chuyên gia nền tảng.
- Xem video phần mềm trực tuyến. Từ bản ghi hội thảo trên web đến thông tin chi tiết về YouTube , video cung cấp giải pháp trực quan mà nhiều người thấy dễ dàng theo dõi.
Bước 4: Thiết lập tài khoản của bạn
Việc chuyển đổi phần mềm thẩm mỹ viện hoặc spa mang lại cơ hội hoàn hảo để sắp xếp lại quy trình đặt phòng, đánh giá giá cả, đảm bảo các dịch vụ của bạn được cập nhật và cải tiến menu dịch vụ của bạn.
Trước tiên, hãy thêm từng dịch vụ của bạn bằng một mô tả tùy chỉnh bao gồm mọi chi tiết cần thiết thể hiện đặc điểm thương hiệu của bạn. Bạn có thể sử dụng Tùy chỉnh dịch vụ để cung cấp tiện ích bổ sung, thu thập thông tin cuộc hẹn và điều chỉnh mức giá hoặc thời gian của cuộc hẹn cho phù hợp. Khoảng thời gian thiết lập này là thời điểm hoàn hảo để điều chỉnh cài đặt chung cho phù hợp với sở thích của doanh nghiệp bạn — như chính sách hủy, biểu mẫu tiếp nhận , yêu cầu đặt cọc, quản lý thanh toán và cấu hình đặt chỗ trực tuyến.
Tiếp theo, bạn có thể thiết lập lập kế hoạch nguồn lực — liên kết các dịch vụ với yêu cầu nội bộ của chúng. Quá trình này đảm bảo rằng bạn không bao giờ đặt trùng phòng hoặc một thiết bị nào đó trong bất kỳ khung giờ hẹn nào.
Cuối cùng, thêm từng nhân viên vào tài khoản của bạn. Bạn có thể đặt quyền cho nhân viên để duy trì quyền kiểm soát doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, mỗi nhân viên sẽ có tài khoản riêng để xem các cuộc hẹn sắp tới, quản lý cài đặt thông báo của họ và thực hiện các cập nhật được phép theo cấu hình của bạn. Điều này cho phép bạn kiểm soát những nơi bạn cần — và một cách tiếp cận dễ dàng ở những nơi bạn không cần.
Bước 5: Chuyển đổi dữ liệu của bạn
Một số công ty sẽ tính phí hỗ trợ nhập dữ liệu, nhưng dịch vụ này miễn phí tại Xspa. Một chuyên gia giới thiệu tận tâm sẽ đảm bảo phần lớn thông tin của bạn được chuyển đúng cách — bao gồm dữ liệu khách hàng và các cuộc hẹn hiện tại.
Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải thêm các cuộc hẹn trong tương lai và cập nhật thông tin này với bất kỳ lượt đặt chỗ mới nào từ phần mềm trước đó có thể diễn ra trước ngày ra mắt của bạn. Điều này không chỉ đảm bảo tài khoản của bạn được định cấu hình chính xác mà còn giúp bạn và nhân viên của bạn thực hành quý giá trong việc thoải mái đặt lịch hẹn trong phần mềm mới.
Bước 6: Chuẩn bị khởi động
Sau khi tài khoản của bạn được thiết lập đầy đủ, hãy đào tạo nhân viên của bạn về hệ thống phần mềm mới. Hãy cho họ thời gian cần thiết để thực hành và học hỏi để họ sẵn sàng bắt đầu sau buổi ra mắt. Bạn cũng nên kiểm tra tất cả các chức năng quan trọng nhất — như đặt lịch hẹn và tính phí thẻ — để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động theo cách bạn mong muốn.
Bước 7: Loại bỏ cái cũ, thay thế cái mới
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để khởi động! Hãy hiểu rằng có thể phải mất một chút thời gian để bạn làm quen với phần mềm mới. Những khó khăn ngày càng tăng này là bình thường — và bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ của mình nếu có bất kỳ vấn đề, câu hỏi hoặc mối lo ngại nào mà bạn gặp phải trong quá trình thực hiện.
Sau khi khởi chạy hoàn toàn trên nền tảng mới của mình, bạn có thể hủy đăng ký phần mềm trước đó. Kiểm tra kỹ xem mọi thứ đã được chuyển chưa — sau đó đóng hợp đồng cũ của bạn trước khi bạn bị tính phí thêm một tháng.
Chuyển sang phần mềm spa sang phần mềm vận hành Xspa
Xspa đang giúp các thẩm mỹ viện và spa thoát khỏi hệ thống phần mềm quản lý chậm chạp, lỗi thời và trục trặc. Tại Xspa — bạn đồng ý và chúng tôi làm phần còn lại. Không có dữ liệu bị mất. Không có thời gian ngừng hoạt động kinh doanh. Không có quá trình nhập dữ liệu áp đảo.
Quy trình chuyển đổi thông minh và hỗ trợ của chúng tôi đã giúp các cửa hàng cải thiện việc đặt chỗ, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, v.v. Nếu bạn chưa trải nghiệm nền tảng Xspa hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và sử dụng miễn phí
Chia sẻ: