Những tính năng CRM cần có trong phần mềm Spa

Phần mềm quản lý spa ngày càng trở nên phổ biến và là một công cụ không thể thiếu cho các chủ spa muốn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, tích hợp các tính năng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một yếu tố quan trọng, giúp chủ spa nắm bắt được nhu cầu, hành vi và lịch sử của từng khách hàng một cách toàn diện, từ đó đưa ra những chiến lược marketing và dịch vụ phù hợp.

Quản lý thông tin khách hàng

Lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng

Một phần mềm spa CRM hiện đại cần có khả năng lưu trữ đầy đủ thông tin cá nhân của khách hàng, bao gồm:

  • Họ tên
  • Ngày sinh
  • Số điện thoại
  • Email
  • Địa chỉ
  • Nghề nghiệp
  • Sở thích
  • Ghi chú đặc biệt

Việc lưu trữ thông tin chi tiết này sẽ giúp nhân viên spa nắm bắt được thông tin đầy đủ về từng khách hàng, qua đó chăm sóc và tư vấn dịch vụ một cách hiệu quả hơn.

Thông tin Mô tả
Họ tên Lưu trữ họ tên đầy đủ của khách hàng
Ngày sinh Lưu trữ ngày/tháng/năm sinh của khách hàng
Số điện thoại Lưu trữ số điện thoại liên lạc chính của khách hàng
Email Lưu trữ địa chỉ email chính của khách hàng
Địa chỉ Lưu trữ địa chỉ thường trú của khách hàng
Nghề nghiệp Lưu trữ nghề nghiệp hiện tại của khách hàng
Sở thích Lưu trữ các sở thích, thói quen của khách hàng
Ghi chú đặc biệt Lưu trữ các thông tin khác về khách hàng

Phân loại khách hàng

Bên cạnh việc lưu trữ thông tin cá nhân, phần mềm Spa tích hợp CRM còn cần có khả năng phân loại khách hàng dựa trên các tiêu chí như:

  • Tần suất sử dụng dịch vụ
  • Giá trị doanh thu mang lại
  • Độ trung thành với spa

Việc phân loại này sẽ giúp chủ spa có thể xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp với từng nhóm, đảm bảo khách hàng nhận được sự quan tâm và đối xử xứng đáng với giá trị mà họ mang lại cho doanh nghiệp.

  • Khách hàng thường xuyên
  • Khách hàng tiềm năng
  • Khách hàng trung thành
  • Khách hàng tiềm năng cao

Theo dõi lịch sử giao dịch

Phần mềm spa CRM cần có khả năng lưu trữ và theo dõi lịch sử giao dịch của từng khách hàng, bao gồm:

  • Lịch sử đặt lịch và sử dụng dịch vụ
  • Lịch sử thanh toán và các giao dịch tài chính
  • Lịch sử tương tác (liên lạc, phản hồi, khiếu nại, …)

Việc theo dõi lịch sử giao dịch sẽ giúp nhân viên spa nắm bắt được nhu cầu, thói quen và mức độ trung thành của từng khách hàng, từ đó có thể đưa ra những ưu đãi, chương trình khuyến mãi phù hợp.

Quản lý lịch hẹn và đặt lịch

Quản lý lịch hẹn của nhân viên

Phần mềm spa CRM cần có chức năng quản lý lịch hẹn của các nhân viên, bao gồm:

  • Hiển thị lịch hẹn của từng nhân viên
  • Cho phép nhân viên tự đặt lịch hẹn với khách hàng
  • Tự động cập nhật lịch hẹn khi có thay đổi
  • Cảnh báo khi có lịch hẹn trùng lặp

Việc quản lý lịch hẹn này sẽ giúp spa có thể phân công công việc hợp lý, tránh tình trạng nhân viên quá tải hoặc lẫn lộn lịch hẹn, qua đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

  • Hiển thị lịch hẹn của từng nhân viên
  • Cho phép nhân viên tự đặt lịch hẹn với khách hàng
  • Tự động cập nhật lịch hẹn khi có thay đổi
  • Cảnh báo khi có lịch hẹn trùng lặp

Đặt lịch hẹn trực tuyến

Phần mềm spa CRM cần có tính năng cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến, bao gồm:

  • Hiển thị lịch trống của các nhân viên
  • Cho phép khách hàng chọn dịch vụ, nhân viên và thời gian phù hợp
  • Tự động cập nhật lịch hẹn vào hệ thống
  • Gửi thông báo xác nhận đến khách hàng và nhân viên

Tính năng này không chỉ mang lại sự tiện lợi cho khách hàng mà còn giúp spa tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý lịch hẹn, đồng thời giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

  1. Hiển thị lịch trống của các nhân viên
  2. Cho phép khách hàng chọn dịch vụ, nhân viên và thời gian phù hợp
  3. Tự động cập nhật lịch hẹn vào hệ thống
  4. Gửi thông báo xác nhận đến khách hàng và nhân viên

Quản lý dịch vụ và sản phẩm

quanly-kho

Quản lý danh mục dịch vụ

Phần mềm spa CRM cần có khả năng quản lý đầy đủ danh mục các dịch vụ do spa cung cấp, bao gồm:

  • Thông tin chi tiết về từng dịch vụ (tên, mô tả, giá cả, …)
  • Phân loại dịch vụ theo nhóm (ví dụ: chăm sóc da, massage, nail, …)
  • Thiết lập giá cả và thời gian thực hiện cho từng dịch vụ
  • Cập nhật tình trạng (còn hàng/hết hàng) của dịch vụ

Việc quản lý danh mục dịch vụ một cách hệ thống sẽ giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng tìm kiếm, so sánh và lựa chọn dịch vụ phù hợp.

Thông tin dịch vụ Mô tả
Tên dịch vụ Tên gọi chính thức của dịch vụ
Mô tả Chi tiết về dịch vụ, công dụng, đối tượng sử dụng
Giá cả Giá bán của dịch vụ
Thời gian thực hiện Thời gian thực hiện dịch vụ
Phân loại Nhóm dịch vụ (chăm sóc da, massage, nail, …)
Tình trạng Còn hàng/hết hàng

Quản lý sản phẩm

Bên cạnh dịch vụ, phần mềm spa CRM cần có khả năng quản lý danh mục các sản phẩm do spa bán, bao gồm:

  • Thông tin chi tiết về từng sản phẩm (tên, mô tả, giá cả, …)
  • Phân loại sản phẩm theo nhóm (ví dụ: sản phẩm chăm sóc da, sản phẩm trang điểm, …)
  • Theo dõi tồn kho và cảnh báo khi sản phẩm sắp hết
  • Quản lý và theo dõi các đơn hàng bán sản phẩm

Việc quản lý sản phẩm một cách hiệu quả sẽ giúp spa có thể kiểm soát tốt nguồn hàng, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng khi cần thiết.

  • Tên sản phẩm
  • Mô tả sản phẩm
  • Giá bán
  • Phân loại sản phẩm
  • Tồn kho
  • Đơn hàng bán sản phẩm

Thống kê

Theo dõi doanh thu

Phần mềm spa CRM cần có khả năng theo dõi và thống kê doanh thu của spa, bao gồm:

  • Tổng doanh thu theo từng khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng, quý, năm)
  • Doanh thu theo từng dịch vụ, sản phẩm
  • Doanh thu theo từng nhân viên
  • Doanh thu theo từng kênh bán hàng (trực tiếp tại spa, đặt hàng online, …)

Việc theo dõi doanh thu một cách chi tiết sẽ giúp chủ spa nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Thời gian Tổng doanh thu Dịch vụ Sản phẩm Nhân viên Kênh bán hàng
Ngày 50.000.000 VND 30.000.000 VND 20.000.000 VND 25.000.000 VND 45.000.000 VND
Tuần 300.000.000 VND 200.000.000 VND 100.000.000 VND 150.000.000 VND 250.000.000 VND
Tháng 1.200.000.000 VND 800.000.000 VND 400.000.000 VND 600.000.000 VND 1.000.000.000 VND

Quản lý chi phí

Bên cạnh doanh thu, phần mềm spa CRM cần có khả năng quản lý chi phí của spa, bao gồm:

  • Các loại chi phí cố định (tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, …)
  • Các loại chi phí biến động (chi phí nguyên vật liệu, điện nước, …)
  • Theo dõi và phân tích cơ cấu chi phí
  • Lập báo cáo chi phí định kỳ

Việc quản lý chi phí một cách chặt chẽ sẽ giúp chủ spa kiểm soát tốt tình hình tài chính, từ đó có thể đưa ra các quyết định đầu tư, tiết giảm chi phí hợp lý.

  • Tiền thuê mặt bằng
  • Lương nhân viên
  • Chi phí nguyên vật liệu
  • Chi phí điện nước
  • Chi phí khác

Theo dõi công nợ

Phần mềm spa CRM cần có khả năng theo dõi công nợ của spa, bao gồm:

  • Theo dõi số dư công nợ phải thu, công nợ phải trả
  • Lập báo cáo công nợ định kỳ
  • Cảnh báo các khoản công nợ quá hạn
  • Theo dõi lịch thanh toán và nhắc nhở khách hàng

Việc quản lý công nợ một cách chặt chẽ sẽ giúp chủ spa kiểm soát tốt dòng tiền, tránh tình trạng nợ đọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

  • Công nợ phải thu
  • Công nợ phải trả
  • Lịch thanh toán
  • Cảnh báo công nợ quá hạn

Marketing và chăm sóc khách hàng

Triển khai chiến dịch marketing

Phần mềm spa CRM cần có khả năng hỗ trợ triển khai các chiến dịch marketing, bao gồm:

  • Tạo và quản lý danh sách email khách hàng
  • Gửi email thông báo, quảng cáo đến khách hàng theo định kỳ
  • Tích hợp SMS marketing để gửi tin nhắn trực tiếp đến điện thoại di động của khách hàng
  • Xác định và theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing thông qua việc phân tích dữ liệu và thống kê

Việc triển khai chiến dịch marketing thông minh sẽ giúp spa thu hút và duy trì khách hàng một cách hiệu quả, đồng thời tăng doanh số bán hàng.

Chăm sóc khách hàng

Phần mềm spa CRM cần có khả năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng, bao gồm:

  • Quản lý thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, email, …)
  • Lịch sử mua hàng và sử dụng dịch vụ của khách hàng
  • Gửi thông báo chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt đến khách hàng
  • Tạo điểm thưởng và chương trình khách hàng thân thiết để khuyến khích sự trung thành của khách hàng

Việc chăm sóc khách hàng đúng cách sẽ giúp tạo lòng tin, tăng cơ hội tái mua và giới thiệu khách hàng mới cho spa.

Phản hồi từ khách hàng

Phần mềm spa CRM cần có khả năng tự động ghi nhận và phản hồi từ khách hàng, bao gồm:

  • Hệ thống tự động gửi email nhắc nhở khách hàng đánh giá sản phẩm/dịch vụ sau khi sử dụng
  • Tự động lưu trữ và phân loại phản hồi từ khách hàng
  • Theo dõi chỉ số hài lòng của khách hàng và đưa ra cải tiến phù hợp
  • Tạo cơ hội cho khách hàng gửi ý kiến phản hồi, đánh giá trực tuyến

Việc lắng nghe và phản hồi đúng cách vào ý kiến của khách hàng sẽ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng cường niềm tin và hài lòng từ phía khách hàng.

Quản lý lịch hẹn

Đặt lịch hẹn trực tuyến

Phần mềm spa CRM cần có khả năng cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến thông qua website hoặc ứng dụng di động, bao gồm:

  • Xem sẵn lịch trống và chọn thời gian phù hợp
  • Điền thông tin cá nhân và dịch vụ mong muốn
  • Nhận xác nhận lịch hẹn qua email hoặc tin nhắn
  • Nhắc nhở khách hàng về lịch hẹn trước ngày hẹn

Việc đặt lịch hẹn trực tuyến sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và nhân viên, đồng thời tạo trải nghiệm thuận lợi và chuyên nghiệp.

Xác nhận lịch hẹn

Phần mềm spa CRM cần tự động gửi thông báo xác nhận lịch hẹn đến khách hàng và nhân viên, bao gồm:

  • Thông tin chi tiết về lịch hẹn (thời gian, dịch vụ, nhân viên phụ trách, …)
  • Hướng dẫn chuẩn bị trước cho khách hàng
  • Lựa chọn gửi thông báo qua email, tin nhắn hoặc ứng dụng di động
  • Nhận phản hồi xác nhận từ khách hàng

Việc xác nhận lịch hẹn sẽ giúp tránh nhầm lịch và đảm bảo sự chuẩn bị tốt nhất cho cả khách hàng và nhân viên.

Quản lý lịch làm việc

Phần mềm spa CRM cần có khả năng tự động cập nhật lịch hẹn vào hệ thống, bao gồm:

  • Hiển thị lịch làm việc của từng nhân viên
  • Đồng bộ hóa lịch hẹn với lịch làm việc cá nhân
  • Cảnh báo trùng lịch hoặc lịch quá tải
  • Cho phép nhân viên yêu cầu thay đổi lịch làm việc

Việc quản lý lịch làm việc thông qua phần mềm sẽ giúp tối ưu hóa thời gian làm việc, tránh xung đột lịch hẹn và nâng cao hiệu suất làm việc.

Kết luận

Trong bối cảnh ngành spa đang phát triển mạnh mẽ, việc áp dụng phần mềm spa CRM sẽ giúp các cơ sở spa quản lý hiệu quả hơn các hoạt động kinh doanh, từ quản lý dịch vụ và sản phẩm, tài chính, nhân sự đến marketing và chăm sóc khách hàng. Việc tự động hóa các quy trình và tối ưu hóa tương tác với khách hàng sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường sự hài lòng và trung thành từ phía khách hàng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp spa.

Xspa có tích hợp sẵn CRM trong phần mềm, các chủ cửa hàng có thể theo dõi quy trình vận hành Spa và chăm sóc khách hàng ngay trên phần mềm. Liên hệ ngay để được tư vấn!

0/5 (0 Reviews)

Chia sẻ:

Bài viết liên quan

0/5 (0 Reviews)